في ظل التحول الرقمي المتسارع، أصبحت الحاجة إلى نظام ذكي وفعّال لإدارة الوثائق والمرفقات ضرورة حتمية لضمان سهولة الوصول، وضبط جودة العمل، وتحقيق أعلى مستويات الكفاءة. يوفر النظام بنية متكاملة لإدارة جميع أنواع الوثائق والمرفقات، بدءًا من إدخالها عبر الماسحات الضوئية، وصولاً إلى تنظيمها وفهرستها داخل المعاملات الرقمية.
دعم كامل للماسحات الضوئية
يوفر النظام تكاملًا مباشرًا مع الماسحات الضوئية بمختلف أنواعها، مما يتيح للمستخدمين مسح الوثائق الورقية وإرفاقها مباشرة داخل النظام بسهولة وأمان. كما يدعم المسح المتعدد وتحويل الصفحات إلى ملفات رقمية عالية الدقة يمكن التعامل معها دون مغادرة الواجهة.
تحكم شامل في صفحات الملفات
لا تقتصر إدارة الوثائق على الإرفاق فقط، بل يُمكّن النظام المستخدم من تنفيذ عمليات متقدمة على الصفحات، مثل:
- إعادة ترتيب الصفحات بالشكل المطلوب.
- إضافة صفحات جديدة أو حذف غير الضرورية منها.
- دمج عدة ملفات في ملف واحد.
- تدوير الصفحات أو تعديل حجمها وتحسين جودتها.
كل ذلك يتم من خلال واجهة مستخدم مرنة وسهلة الاستخدام، دون الحاجة إلى برامج خارجية.
إرفاق غير محدود وفهرسة ذكية
يُتيح النظام إمكانية إرفاق أي عدد من المستندات بأنواع مختلفة مثل PDF، صور، ملفات Word، Excel وغيرها. ويتم فهرسة هذه المرفقات تلقائيًا ضمن المعاملة، مع إمكانية تصنيفها حسب:
- نوع الملف.
- التاريخ.
- التصنيف الوظيفي.
- الشخص أو الجهة المسؤولة.
تُسهل هذه الفهرسة عمليات البحث والاسترجاع لاحقًا، مع ضمان تنظيم المرفقات بطريقة منسقة واحترافية.
مميزات إضافية:
- سحب وإفلات الملفات مباشرة من الجهاز.
- عرض المرفقات داخل النظام دون الحاجة لتحميلها.
- تنبيهات ذكية في حال نقص المرفقات أو وجود صفحات غير واضحة.
- إمكانية تحميل المرفقات دفعة واحدة أو تصديرها كملف مضغوط.
خلاصة:
من خلال هذه المنظومة المتكاملة، تصبح إدارة الوثائق والمرفقات أكثر كفاءة وتنظيمًا، مما يعزز من سرعة الأداء، ويُقلّل من الأخطاء، ويدعم بيئة عمل رقمية عالية الاعتمادية.