يُعد تحديد البيانات الأساسية للمعاملات من الخطوات الجوهرية في تنظيم العمل الإداري وضمان انسيابية الإجراءات. تتيح الأنظمة الذكية إمكانية تحديد وتخصيص جميع البيانات الأساسية المرتبطة بأي معاملة، مما يسهم في توجيهها بدقة وفق أولوياتها وطبيعتها.
يمكن تحديد عناصر أساسية تشمل:
- العنوان: صياغة دقيقة وواضحة لتسهيل التعرف على محتوى المعاملة.
- الموضوع: يمكن إدخال الموضوع بصيغ متعددة (نص عادي، Word، HTML)، بحسب طبيعة المحتوى والمتطلبات.
- نوع المعاملة: تصنيف المعاملة إدارياً (مثل: قرار، مذكرة، خطاب، تقرير…) يسهل أرشفتها ومعالجتها.
- درجة السرية: تحديد ما إذا كانت المعاملة عادية، سرية، أو سرية للغاية، بما يضمن حماية المعلومات حسب حساسيتها.
- أهمية المعاملة: تصنيف المعاملة حسب أولويتها (عالية، متوسطة، منخفضة)، مما يساعد في ترتيب المهام واتخاذ القرار المناسب.
- درجة السرعة: تحديد سرعة الإنجاز المطلوبة (فوري، عاجل، عادي)، لضمان الالتزام بالمواعيد وتفادي التأخير.
يمنح هذا التحديد المسبق للبيانات تحكماً شاملاً في دورة حياة المعاملة، ويعزز من كفاءة الأداء المؤسسي، ودقة التوثيق، وسرعة الاستجابة للمهام والإجراءات.