في عصر التحول الرقمي، أصبحت إدارة الوثائق والمحفوظات من أبرز التحديات التي تواجه الجهات الحكومية والخاصة على حد سواء. ومع تزايد حجم البيانات وتنوع مصادرها، بات من الضروري اعتماد حلول ذكية تضمن تنظيم الوثائق، وسهولة الوصول إليها، وحمايتها من الضياع أو التلاعب.
ماذا نقصد بالحلول الذكية؟
هي أنظمة إلكترونية متقدمة تتيح التعامل مع الوثائق والمحفوظات بشكل آلي، بدءًا من إدخال البيانات، مرورًا بتصنيفها وأرشفتها، وانتهاءً بإمكانية ربطها بأنظمة أخرى مثل أنظمة الاتصالات الإدارية، الموارد البشرية، أو أنظمة خدمة العملاء.
أهم مميزات الحلول الذكية:
- الارتباط المباشر مع الأنظمة الداخلية والخارجية: لتحقيق تدفق سلس للبيانات بين الإدارات والأقسام.
- أرشفة إلكترونية آمنة: مع ضمان حفظ النسخ الاحتياطية وتطبيق مستويات حماية متقدمة.
- إمكانية البحث السريع والاسترجاع الفوري: من خلال محركات بحث ذكية تعتمد على الكلمات المفتاحية والتصنيفات.
- إدارة دورة حياة الوثيقة: من لحظة إنشائها إلى أرشفتها أو إتلافها وفق السياسات المعتمدة.
- توفير الوقت والتكاليف: عبر تقليل الاعتماد على الورق وتسريع الإجراءات.
خدماتنا تشمل:
- تصميم وتنفيذ أنظمة إدارة الوثائق المتكاملة
- ربط الأنظمة مع قواعد البيانات وأنظمة الأرشفة الوطنية
- تحويل الأرشيف الورقي إلى رقمي (Scanning & Indexing)
- إعداد السياسات والإجراءات الخاصة بحوكمة الوثائق
- تدريب المستخدمين على النظام وضمان التشغيل الفعّال
حلول إدارة الوثائق والمحفوظات الذكية لم تعد ترفًا إداريًا، بل ضرورة استراتيجية لضمان جودة الأداء، سرعة الإنجاز، وامتثال المنشآت للأنظمة الحديثة في الحوكمة والإدارة.