في بيئة العمل الحديثة، أصبحت الحاجة إلى نظام دقيق وفعّال لأرشفة الخطابات والمعاملات الرسمية أمرًا أساسيًا لضمان سرعة الوصول، ودقة التتبع، وحفظ السجلات بطريقة آمنة.
أبرز المميزات:
- إدارة الخطابات الصادرة والواردة إلكترونيًا بطريقة منظمة.
- أرشفة مرفقات المعاملات وربطها تلقائيًا بكل معاملة.
- حفظ كافة معلومات الخطابات (التاريخ، الجهة، الموضوع، المرفقات) في ملف موحد.
- تصنيف المعاملات حسب الجهة، النوع، أو الأولوية لتسهيل المتابعة.
- البحث السريع والاسترجاع الفوري لأي معاملة أو خطاب باستخدام كلمات مفتاحية أو أرقام.
- سجلات دقيقة لحالة المعاملة (جديد، قيد المتابعة، منجز، مؤرشف).
الفوائد التشغيلية:
- تقليل الاعتماد على الورق وتوفير مساحة التخزين.
- تحسين كفاءة العمل الإداري وسرعة الردود.
- ضمان حفظ وتوثيق كل الخطابات والمعاملات في قاعدة بيانات مركزية.
- تعزيز الرقابة الداخلية والشفافية في دورة العمل.