يوفّر النظام إمكانيـة تحديد جميع البيانات الأساسية لأي معاملة بدقة ووضوح، بما يضمن تنظيمها وسهولة متابعتها. وتشمل هذه البيانات:
- العنوان والموضوع بصيغ متعددة (Word، نص، HTML).
- نوع المعاملة ودرجة سريتها ومستوى أهميتها.
- درجة سرعة الإنجاز لتحديد الأولويات.
- تحديد أصحاب العلاقة لربط المعاملة بالجهات أو الأشخاص المعنيين.
تساعد هذه الخصائص على رفع كفاءة إدارة المعاملات، وضمان وضوح المعلومات، وتسهيل عملية البحث والاستخراج، بما يحقق سرعة ودقة في الإنجاز.