في ظل تزايد حجم المعاملات الرسمية وتنوع الجهات التي يتم التواصل معها، أصبحت الحاجة إلى نظام فعّال لإدارة الخطابات الصادرة والواردة أمرًا أساسيًا لكل منشأة تسعى إلى تعزيز أدائها الإداري وضمان انسيابية المراسلات الخارجية دون تأخير أو فقد للمعلومات.
نقدم لكم خدمة إدارة متكاملة للخطابات تُمكِّن مؤسستكم من تنظيم ومراقبة جميع المراسلات التي يتم تبادلها مع الجهات الخارجية، بطريقة احترافية تضمن التوثيق الكامل، والسرعة في الإنجاز، والدقة في المتابعة.
تشمل خدماتنا:
✅ تسجيل وتوثيق شامل
يتم توثيق كافة الخطابات الصادرة والواردة بشكل إلكتروني، مع إدخال البيانات الأساسية مثل: رقم الخطاب، تاريخه، الجهة المعنية، الموضوع، والدرجة السرية.
✅ أرشفة إلكترونية مؤمنة
يتم أرشفة الخطابات ضمن نظام رقمي يتيح الرجوع إليها بسهولة، مع ضمان الحفاظ على سريتها وسلامتها، وإتاحة البحث الذكي باستخدام الكلمات المفتاحية أو التصنيفات.
✅ مراقبة دورة حياة الخطاب
من لحظة إعداد الخطاب وحتى استلام الرد أو الإجراء المطلوب عليه، يتم تتبع مساره بشكل دقيق، مع إشعارات وتنبيهات لضمان عدم تأخر المعالجة أو نسيان الردود.
✅ صلاحيات وإجراءات مؤسسية
نُتيح إمكانيات ضبط الصلاحيات بحسب المهام والمسؤوليات، بما يضمن وضوح العمليات الإدارية ومساءلة كل طرف عن الخطابات المرتبطة به.
✅ تكامل مع الأنظمة الحكومية
دعم كامل للربط مع منصات مثل “مراسلات” أو “سراي”، مما يسهل إرسال واستلام الخطابات الرسمية إلكترونيًا، ويوفر توافقًا تامًا مع الأنظمة الحكومية.
✅ تقارير وتحليلات
إعداد تقارير دورية عن حجم المراسلات، أكثر الجهات تواصلاً، متوسط مدة المعالجة، ومؤشرات الأداء للإدارات المعنية، بما يدعم اتخاذ القرار والتحسين المستمر.
فوائد النظام:
- تعزيز كفاءة الاتصالات الخارجية
- توفير وقت وجهد الموظفين
- حماية المعلومات الرسمية
- تسهيل عمليات التدقيق والمتابعة
- الامتثال للأنظمة واللوائح المعتمدة
نحو مراسلات أكثر تنظيمًا… تواصل أكثر احترافية
أطلق إمكانيات مؤسستك في إدارة المراسلات الرسمية بثقة، من خلال حلول ذكية تواكب متطلبات العصر.
هل تحب أن أخصّص هذا المحتوى أكثر لجهة حكومية، أو بيئة شركات خاصة؟