في عصر التحول الرقمي، أصبحت إدارة الوثائق والمحفوظات عنصرًا محوريًا في كفاءة العمليات الإدارية واستمراريتها. من هذا المنطلق، نوفّر إمكانية التكامل الكامل مع أنظمة إدارة الوثائق والمحفوظات المعتمدة، بما يضمن للمؤسسات ربطًا سلسًا وآمنًا بين أنظمتها التشغيلية وبين منظومة الأرشفة وحفظ السجلات.
يتيح هذا الارتباط الذكي معالجة المعاملات الرسمية وتوثيقها ضمن إطار إلكتروني متكامل، حيث يتم تحويل البيانات والمراسلات إلى وثائق رقمية منظمة، قابلة للبحث والاسترجاع، ومحفوظة بطريقة تضمن سلامتها وأمانها على المدى الطويل.
المزايا التي يوفرها التكامل مع أنظمة الوثائق والمحفوظات:
- توحيد مصدر المعلومات: توثيق جميع المعاملات والبيانات ضمن منصة واحدة، مما يقلل التكرار ويعزز من مصداقية المعلومات.
- سهولة التتبع والاسترجاع: يمكن الوصول إلى أي وثيقة في ثوانٍ معدودة، بفضل أنظمة الفهرسة الذكية وحقول البحث المتقدمة.
- ربط تلقائي بالمعاملات الإدارية: عند إنشاء معاملة أو استلام بريد إلكتروني، يتم تسجيل الوثيقة تلقائيًا ضمن النظام الأرشيفي دون تدخل يدوي.
- أمان عالي للبيانات: عبر تطبيق صلاحيات وصول دقيقة وتشفير البيانات وفق أفضل المعايير، لضمان سرية الوثائق وحمايتها من التعديل أو الضياع.
- التوافق مع الأنظمة الحكومية: تكامل تام مع متطلبات الجهات الرقابية مثل هيئة الأرشيف، ونظام “سير العمل”، و”منصة مراسلات” في حال توفرها.
- التقارير والتحليلات: إمكانية استخراج تقارير تفصيلية حول حركة الوثائق، وسجل التعديلات، ومستوى التفاعل مع كل ملف، لدعم القرار الإداري الفعّال.
- التحول الرقمي الكامل: التخلص من الورق، وتحقيق الأرشفة الإلكترونية المستدامة، بما ينعكس على خفض التكاليف وتسريع دورة العمل.
سيناريو تطبيقي:
عند ورود خطاب رسمي عبر البريد الإلكتروني، يتم تلقائيًا تحويله إلى معاملة في النظام، وربطه بالوثائق الداعمة، وتصنيفه ضمن التصنيف الموضوعي المناسب، مع إتاحته للأقسام ذات العلاقة بصلاحيات محددة. كما يتم أرشفته إلكترونيًا وتسجيل كافة مراحل المعالجة، مما يضمن الشفافية والاحترافية في العمل.
باختصار، التكامل مع أنظمة الوثائق والمحفوظات لم يعد خيارًا، بل ضرورة استراتيجية لضمان الحوكمة الرشيدة، والحفاظ على الأصول المعلوماتية، وتعزيز كفاءة الأداء المؤسسي ضمن بيئة تقنية متقدمة وآمنة.