ضمن جهود التحول الرقمي ورفع كفاءة الأرشفة والإجراءات الإدارية، أصبح استخدام الماسحات الضوئية (Scanners) جزءًا أساسيًا في الأنظمة الحديثة، حيث تتيح تحويل الوثائق الورقية إلى ملفات إلكترونية قابلة للتحكم والتصنيف والفهرسة بسهولة وسرعة.
مميزات النظام:
1. المسح الضوئي المباشر (Direct Scanning):
إمكانية مسح الوثائق الورقية مباشرة من خلال النظام، وتحويلها إلى ملفات رقمية عالية الجودة، بصيغ متعددة (PDF، TIFF، JPG) مع دعم المسح الأحادي أو المزدوج للوجهين.
2. التحكم الكامل في صفحات الملف:
- إعادة ترتيب الصفحات بعد المسح
- حذف صفحات أو إضافتها عند الحاجة
- دمج أكثر من ملف في وثيقة واحدة
- تقسيم مستند إلى ملفات متعددة حسب الحاجة
3. إرفاق عدد غير محدود من المرفقات:
يمكن للمستخدم إرفاق أي عدد من الملفات الإضافية مثل:
- مستندات داعمة
- صور
- تصاميم هندسية أو مخططات
- ملفات صوت أو فيديو إن لزم الأمر
4. فهرسة ذكية للمرفقات:
- تصنيف الملفات حسب النوع أو التاريخ أو الجهة
- إضافة بيانات وصفية (Metadata) لكل ملف
- سهولة البحث واسترجاع الوثائق حسب المحتوى أو الكلمات المفتاحية
الفوائد:
- تسريع عملية تحويل الملفات الورقية إلى رقمية
- تقليل الاعتماد على الورق والأرشفة اليدوية
- سهولة الوصول للمستندات من أي مكان وبشكل آمن
- دعم قرارات العمل بملفات مرتبة وواضحة
- تعزيز الامتثال للمعايير التنظيمية الخاصة بالأرشفة
الاستخدامات:
- الأنظمة الإدارية والمالية
- مكاتب الخدمات الحكومية
- مراكز الأرشفة
- الجامعات والمؤسسات التعليمية
- الشركات القانونية والمحاسبية
الخلاصة:
تُسهم تقنية المسح الضوئي المتقدمة مع نظام التحكم والفهرسة الذكية في تحويل بيئة العمل إلى بيئة رقمية متكاملة، تدعم السرعة، التنظيم، ودقة الوصول للمعلومة في الوقت المناسب.