تعتمد أنظمة إدارة العمليات والمستندات الحديثة على مسارات واضحة ودقيقة لضمان انسيابية العمل، وسرعة اتخاذ القرار، وتقليل الأخطاء والتأخير. ومن أهم عناصر هذه الأنظمة: تحديد كيفية تدفّق المستند أو انتقاله من جهة إلى أخرى داخل النظام.
ما المقصود بتحديد تدفق المستند؟
هو عملية تنظيمية تهدف إلى تحديد المسار الذي يسلكه المستند إلكترونيًا داخل النظام، بحيث يتم توجيهه تلقائيًا إلى الشخص أو الجهة المسؤولة عن اتخاذ إجراء محدد عليه، سواء كان ذلك:
- إكمال مهمة معينة،
- اتخاذ قرار إداري أو مالي،
- أو إصدار الموافقة النهائية.
كيف يعمل تدفق المستند داخل النظام؟
- إدخال المستند في النظام
يقوم المستخدم بإنشاء المستند أو تحميله ضمن النظام الإلكتروني. - تحديد المسار والمسؤوليات
يُربط المستند بمسار عمل محدد يمر من خلال أفراد أو إدارات، حسب نوع المهمة أو طبيعة المستند. - عرض المستند على الشخص المعني
يُعرض المستند تلقائيًا على الشخص المناط به إكمال الإجراء، وفقًا لما هو محدد في الهيكل الإداري. - إجراء المهمة أو اتخاذ القرار
يقوم المستخدم باتخاذ الإجراء المطلوب: مراجعة، تعديل، اعتماد، أو إعادة التوجيه. - الانتقال إلى المرحلة التالية
بعد إتمام الإجراء، ينتقل المستند إلى المرحلة التالية في المسار حتى الوصول للنهاية (أرشفة/اعتماد نهائي).
فوائد تنظيم تدفق المستندات:
- 📌 تسريع الإجراءات وتقليل التداخل الإداري
- 📌 وضوح المسؤوليات ومنع التكرار أو التأخير
- 📌 تحسين الرقابة وجودة اتخاذ القرار
- 📌 توثيق كل خطوة بسجل رقمي يمكن الرجوع له
- 📌 سهولة التتبع والشفافية في الإجراءات
ختامًا:
إن تحديد كيفية تدفق المستند داخل النظام ليس مجرد خيار تقني، بل هو أداة تنظيمية تُسهم في رفع كفاءة الأداء، وضمان سير الإجراءات وفق تسلسل إداري واضح، يُسهل الوصول للقرار الصحيح في الوقت المناسب.