تمثل إدارة ومراقبة الخطابات الصادرة والواردة مع الجهات الخارجية أحد أهم عناصر العمل الإداري الاحترافي، حيث تساهم في توثيق التواصل الرسمي وضمان انسيابية الإجراءات.
نقوم بإنشاء نظام متكامل يتيح:
- تسجيل دقيق لكل الخطابات الواردة والصادرة مع تحديد الجهة المرسلة أو المستقبلة.
- تصنيف المراسلات وفق طبيعتها (إدارية، مالية، قانونية، فنية…) مما يسهل الرجوع إليها.
- متابعة مسار الخطابات من لحظة إصدارها أو استقبالها وحتى إغلاقها أو أرشفتها، مع إمكانية تتبع حالة كل خطاب.
- الالتزام بالسرية والخصوصية من خلال ضوابط وصول محددة للمستخدمين المخولين.
- إعداد تقارير دورية توضح حجم المراسلات ومستوى الاستجابة من الجهات المعنية.
هذا الأسلوب يضمن دقة في التواصل، سرعة في الإنجاز، وحفظ كامل للسجلات بما يرفع كفاءة الأداء المؤسسي ويعزز الموثوقية في التعاملات الرسمية.