في عصر التحول الرقمي، لم يعد البريد الإلكتروني مجرد وسيلة تواصل، بل أصبح أحد المحاور الأساسية في إدارة الأعمال والمراسلات الرسمية داخل المؤسسات. ومن هذا المنطلق، يقدّم النظام الذكي لإدارة المعاملات إمكانية تحويل أي بريد إلكتروني وارد إلى معاملة رسمية موثقة، يتم التعامل معها بكل احترافية وفق الإجراءات الداخلية المعتمدة.
عند استلام رسالة عبر البريد الإلكتروني الرسمي للمنشأة، يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء معاملة جديدة تحمل رقمًا مرجعيًا وتاريخًا دقيقًا، وتُدرج ضمن سجل المعاملات الرسمية. يمكن بعد ذلك تحديد الجهة المعنية بالمتابعة، وتصنيف المعاملة، وإرفاق المستندات اللازمة، مع تتبع كل إجراء يتم اتخاذه على الرسالة.
ويتميّز النظام بقدرته على الرد المباشر على البريد الإلكتروني من داخل المنصة، بحيث يتم حفظ نسخة من الرد ضمن سجل المعاملة تلقائيًا، مما يعزز توثيق الإجراءات ويوحّد قنوات المراسلة تحت مظلة واحدة. هذه الآلية تسهّل على الإدارات المعنية سرعة الاستجابة وتنظيم الأعمال، بعيدًا عن الفوضى التي قد تنجم عن استخدام أدوات متفرقة أو بريد شخصي.
أهم المزايا:
- تحويل تلقائي للبريد الإلكتروني إلى معاملة رسمية.
- أرشفة رقمية لجميع المراسلات الواردة والصادرة.
- إمكانية الرد على البريد من داخل النظام دون مغادرته.
- تتبع كامل لحالة المعاملة وإجراءاتها وتاريخ الردود.
- ربط المعاملات بالأقسام أو الموظفين المعنيين.
- الحفاظ على السرية وسلامة البيانات ضمن بيئة آمنة.
النتيجة:
تحقق المؤسسات من خلال هذا النظام كفاءة أعلى في إدارة الوقت، وشفافية في الإجراءات، وسرعة في إنجاز المهام، مع ضمان حفظ جميع المراسلات الرسمية بطريقة منظمة وآمنة.