في عصر التحول الرقمي، أصبح امتلاك نظام فعال لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية ضرورة لا غنى عنها لأي جهة حكومية أو منشأة خاصة.
نظام الأرشفة وإدارة الوثائق يوفّر بيئة رقمية متكاملة لحفظ الملفات وتنظيمها واسترجاعها بسهولة، مما يسهم في رفع كفاءة العمل، وتحسين سرعة الوصول للمعلومات، وضمان حماية البيانات الحساسة.
مميزات النظام:
- 🗃️ تصنيف إلكتروني ذكي للوثائق
تنظيم الوثائق حسب الأقسام، المشاريع، التواريخ أو أي تصنيف مخصص، مع خيارات بحث متقدمة وسريعة. - 🔐 أمان وحماية البيانات
صلاحيات وصول محددة لكل مستخدم، وتشفير للبيانات، مع سجل مراقبة كامل لكل العمليات. - 📁 أرشفة إلكترونية شاملة
تحويل الملفات الورقية إلى إلكترونية من خلال المسح الضوئي وربطها بالنظام مباشرة. - 🔎 بحث واسترجاع سريع
الوصول لأي مستند خلال ثوانٍ عبر البحث بالكلمات المفتاحية، التاريخ، أو التصنيفات. - 🏷️ إدارة دورة حياة الوثائق
من لحظة الإنشاء إلى الحفظ، الإرسال، التعديل، أو الإتلاف وفق سياسات معتمدة. - 🌐 الوصول من أي مكان
دعم العمل عن بُعد وإتاحة الوصول للوثائق عبر الإنترنت أو الشبكة الداخلية للمنشأة.
فوائد النظام:
- تسريع إنجاز المعاملات وتقليل الاعتماد على الورق
- تعزيز الشفافية وسهولة المراجعة والمتابعة
- تقليل المخاطر المرتبطة بفقدان أو تلف المستندات
- دعم الامتثال للوائح الأرشفة والسياسات الداخلية
- تحسين بيئة العمل وزيادة إنتاجية الموظفين