في ظل التحول الرقمي المتسارع واعتماد المؤسسات على الأنظمة الذكية لإدارة مستنداتها، أصبحت الحاجة ملحّة إلى حلول متقدمة تضمن سهولة إدخال البيانات وحفظها وتنظيمها. ولهذا، نوفر نظامًا متكاملًا يدعم المسح الضوئي (Scan) للمستندات، ويتيح للمستخدمين التعامل مع الملفات الورقية بكل احترافية ودقة من خلال تحويلها إلى نسخ رقمية قابلة للمعالجة.
يتيح النظام إمكانية استيراد المستندات الممسوحة ضوئيًا وتحويلها إلى ملفات رقمية منظمة، مع أدوات متقدمة للتحكم في الملف مثل:
- إعادة ترتيب الصفحات داخل المستند.
- حذف أو تعديل أو استبدال صفحات معينة دون الحاجة إلى إعادة المسح الكامل.
- إضافة صفحات جديدة لملفات قائمة.
- دعم ملفات متعددة الصفحات (مثل PDF وTIFF) وإدارتها بكفاءة.
ولا يتوقف الأمر عند تحويل الورقي إلى رقمي، بل يمتد ليشمل إمكانية إرفاق عدد غير محدود من المرفقات لكل معاملة أو ملف، مهما كان نوعها (صور، مستندات، جداول بيانات، تصاميم فنية، وغيرها). تُرفق هذه الملفات بشكل منظم ومفهرس، حيث يمكن تصنيفها ضمن مجموعات أو مجلدات، وربطها بعنوان المعاملة أو رقمها المرجعي، مما يجعل عملية الاسترجاع لاحقًا دقيقة وسريعة.
يتميّز النظام كذلك بـ:
- الفهرسة التلقائية واليدوية لكل مرفق بناءً على معايير يتم تحديدها مسبقًا.
- محرك بحث داخلي متطور للعثور على المستندات باستخدام الكلمات المفتاحية، أو تواريخ الإرفاق، أو نوع الملف.
- دعم التشفير والتحكم في الصلاحيات، لضمان أعلى درجات الأمان والخصوصية للبيانات والمرفقات.
- تكامل سلس مع أنظمة الأرشفة الأخرى أو بوابات الجهات الخارجية، ما يعزز من كفاءة سير العمل داخل المؤسسة.
كل هذه الميزات تضمن تحسين كفاءة العمل، تسريع إجراءات المعاملات، وتسهيل الوصول إلى المعلومات المؤرشفة في أي وقت ومن أي مكان، مما يعزز من الإنتاجية ويرتقي بمستوى الحوكمة الرقمية في المؤسسة.