في إطار السعي نحو رقمنة العمليات وتحقيق الكفاءة في إدارة الوثائق والمعاملات، يوفّر النظام دعمًا متكاملًا للماسحات الضوئية (Scanners)، مما يسمح للمستخدمين بمسح المستندات الورقية مباشرةً وإدراجها ضمن النظام الإلكتروني دون الحاجة إلى استخدام برامج خارجية.
تكامل مباشر مع الماسحات الضوئية
يدعم النظام مختلف أنواع وأحجام الماسحات الضوئية، مع إمكانية المسح المباشر من واجهة النظام، سواء عبر الشبكة أو من خلال الأجهزة المحلية. وهذا يضمن سهولة الاستخدام وسرعة تحويل الوثائق الورقية إلى ملفات رقمية محفوظة ومرتبطة تلقائيًا بالمعاملة المعنية.
أدوات متقدمة للتحكم في صفحات الملفات
لا يقتصر النظام على مجرد إرفاق المستندات، بل يتيح مجموعة من الأدوات الذكية التي تمكّن المستخدم من إدارة صفحات الملف المرفق بكفاءة عالية، مثل:
- إعادة ترتيب الصفحات حسب الحاجة لتلائم تسلسل المحتوى.
- إضافة صفحات جديدة إلى ملف ممسوح سابقًا دون الحاجة لإعادة المسح الكامل.
- حذف الصفحات غير الضرورية لتقليل الحجم وتحسين الوضوح.
- تدوير الصفحات لتصحيح الاتجاه أو تسهيل القراءة.
- دمج ملفات متعددة في ملف واحد مرتب ومنسق.
دعم غير محدود للمرفقات المفهرسة
يتيح النظام إمكانية إرفاق عدد غير محدود من المستندات والملفات (PDF، صور، Word، Excel، وغيرها) ضمن كل معاملة، مع تخصيص عنوان ووصف لكل مرفق. كما يتم فهرسة هذه المرفقات تلقائيًا داخل النظام وفقًا لمعايير مرنة تشمل:
- نوع المرفق.
- تاريخ الإرفاق.
- المستخدم الذي قام بالإرفاق.
- ارتباط المرفق بالموضوع أو نوع المعاملة.
وذلك لضمان سهولة استعراضها لاحقًا، أو استرجاعها عبر محرك بحث داخلي سريع ودقيق.
مزايا إضافية:
- دعم السحب والإفلات لإضافة المرفقات بسرعة.
- تنبيهات في حال وجود مرفقات ناقصة أو غير واضحة.
- إمكانية تحميل جميع المرفقات دفعة واحدة أو معاينتها داخل النظام دون الحاجة لتنزيلها.
خلاصة:
يساهم هذا التكامل بين دعم الماسحات الضوئية وإمكانيات التحكم الذكي في صفحات الملفات وإدارة المرفقات المفهرسة في تحسين جودة العمل، وتقليل الوقت المستغرق في المعالجة اليدوية، وضمان حفظ المعلومات بطريقة منظمة وآمنة تدعم التحول الرقمي الكامل للمنشآت.