في عالم تتسارع فيه وتيرة العمل الإداري وتزداد فيه متطلبات الحوكمة والشفافية، أصبحت الاتصالات الإدارية — خصوصًا تلك التي تتم مع الجهات الخارجية — من أكثر العمليات التي تحتاج إلى تنظيم، توثيق، ومتابعة دقيقة. ومن هنا، نقدم لكم منصة ذكية متكاملة لإدارة الاتصالات الإدارية الخارجية بكفاءة واحتراف.
ما الذي تقدمه المنصة؟
📥 إدارة الخطابات الواردة
تقوم المنصة باستقبال جميع الخطابات الرسمية من الجهات الخارجية وتوثيقها رقميًا، مع تصنيفها حسب النوع والأولوية والجهة المرسِلة، مما يضمن عدم ضياع أي مراسلة مهمة أو التأخر في الرد عليها.
📤 إدارة الخطابات الصادرة
تتيح المنصة إعداد الخطابات الرسمية داخليًا ومراجعتها وتوثيقها ثم إرسالها للجهات الخارجية بشكل منظم، مع تتبع حالة كل خطاب (قيد المراجعة، تم الإرسال، بانتظار رد، مغلق…).
🧭 تتبع دورة حياة الخطاب
منذ لحظة إنشاء أو استلام الخطاب وحتى إغلاقه، يمكن للمنصة تتبع كل خطوة، بما في ذلك من قام بالإجراء، متى تم، وما هي الملاحظات، مع إشعارات فورية لضمان الإنجاز في الوقت المناسب.
🔐 أمان وصلاحيات مرنة
توفر المنصة مستويات متقدمة من الحماية، مع إمكانية تحديد الصلاحيات حسب المهام، لضمان سرية المراسلات والتحكم في الوصول إلى المعلومات الحساسة.
🔗 تكامل مع الأنظمة الحكومية
المنصة متوافقة مع أنظمة الاتصالات الإدارية في السعودية مثل سراي، مراسلات، أو مسار، مما يسهّل الربط المباشر والامتثال التام للأنظمة واللوائح المحلية.
📊 تحليلات وتقارير ذكية
يمكنك من خلال المنصة عرض تقارير متقدمة توضح حجم الاتصالات الإدارية، الجهات الأكثر تواصلاً، مدى كفاءة الردود، وأكثر الإدارات نشاطًا في المراسلات.
فوائد المنصة:
- تسريع عملية التواصل الخارجي وتقليل الأخطاء.
- توثيق شامل وآمن لكل المراسلات الرسمية.
- تحسين مستوى الاستجابة والتفاعل مع الجهات المعنية.
- دعم اتخاذ القرار الإداري من خلال مؤشرات الأداء.
- رفع جاهزية المؤسسة للامتثال في أي تدقيق أو مراجعة داخلية أو خارجية.
نحو اتصالات إدارية منظمة وشفافة… اكتشف قوة منصة ذكية تواكب تطلعاتك
ودّع الفوضى الورقية والعشوائية، وانتقل إلى مستوى جديد من الاحتراف الإداري في إدارة المراسلات الرسمية